Team Assistenz (m/w/d)

Das Deutsche Zentrum für Neurodegenerative Erkrankungen (DZNE) ist ein weltweit führendes, international ausgerichtetes Zentrum der Spitzenforschung zu Erkrankungen des Nervensystems.
An 10 Standorten in Deutschland arbeiten rund 1.200 Mitarbeitende gemeinsam an neuen Ansätzen, um Krankheiten wie Alzheimer, Parkinson und ALS besser zu verstehen und wirksam bekämpfen zu können.
Das ist unser Ziel - vielleicht bald auch Ihres? Werden Sie Teil des DZNE und unterstützen Sie uns bei der Verwirklichung unserer Forschungsstrategie!

Team Assistenz (m/w/d) Grant Office

Code: 1412/2025/4

Unsere Mission
Das Grant Office des DZNE unterstützt den Vorstand in der Entwicklung und Umsetzung der kurz- und langfristigen konzeptionellen Planung durch die strategische Beteiligung an Drittmittel-Ausschreibungen und die Administration von extern finanzierten Förderprojekten nationaler sowie internationaler Geldgeber. Das Kernziel des Grant Office besteht darin, die DZNE Wissenschaftler hinsichtlich Fördermöglichkeiten bei der Einwerbung von Drittmitteln individuell zu beraten und beim Verwaltungsaufwand sowohl während der Antragstellung wie auch der Projektdurchführung zu entlasten.
Die Innenrevision des DZNE hat die Aufgabe, unabhängige und objektive Prüfungs- und Beratungsleistungen zu erbringen, um die Qualität und Effizienz der Geschäftsprozesse zu verbessern und einen Mehrwert zu schaffen.
Als Team Assistenz tragen Sie zu unserer Mission bei, indem Sie serviceorientiert und professionell die Mitarbeitenden des Grant Office und der Innenrevision begleiten und unterstützen.
Wir suchen Sie in Voll- oder Teilzeit (mindestens 50%). Diese Position ist zunächst befristet zu besetzen, bietet aber die Möglichkeit in eine langfristige Beschäftigung überzugehen

Ihre Rolle im Detail

• Sie unterstützen uns bei der allgemeinen Korrespondenz und Bürokommunikation in Deutsch und Englisch und stellen sicher, dass aktuelle Kontaktdaten und Verteilerlisten vorliegen
• Sie unterstützen die Mitarbeitenden der Abteilungen in ihren Aufgaben indem Sie nötige Informationen, Dokumente, Unterlagen einholen und fristgerecht zur Verfügung stellen.
• Sie übernehmen Aufgaben der Büroorganisation durch allgemeine Assistenztätigkeiten (Ablage, Wiedervorlage, Kopier-, Druck und Scanarbeiten)
• Sie gewährleisten eine verlässliche und vollständige Dokumentation und kontinuierliche Datenpflege dienstlicher Vorgänge, sowohl in Papierform wie auch in elektronischen Systemen.
• Sie übernehmen die Nutzerverwaltung relevanter elektronischer Systeme durch die Bereitstellung und Löschung von Zugängen.
• Sie koordinieren Termine, pflegen Kalendereinträge und übernehmen die Organisation von Besprechungen (auch online), inklusive Raumbuchungen, Veranstaltungstechnik, Bewirtung, Bereitstellung von Dokumenten ggf. Reiseplanung und -abrechnung von externen Gästen
• Sie beantragen Dienstreisen für die Mitarbeitenden, stellen Reiseoptionen vor, Buchen Hotel und Transport und bereiten die Dienstreisabrechnungen vor.
• Sie unterstützen uns bei Schulungen indem Sie die Terminkoordination und das Einladungsmanagement für Schulungen vornehmen, die vom DZNE angeboten werden. Sie bereiten zudem Fortbildungsanträge für DZNE Mitarbeitende vor und halten den Schulungsgrad für verpflichtende Schulungen nach.

Ihre Qualifikationen

• Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement, als Sekretariats- oder Verwaltungsfachkraft oder vergleichbare Qualifikationen
• Sie haben Kenntnisse in Projektverwaltungssystemen wie z.B. Dokumentenmanagement-Systemen, SAP etc.
• Sie haben Erfahrung in Büroorganisation, idealerweise in einem internationalen, wissenschaftlichem Umfeld
• Aufgrund des internationalen Arbeitsumfelds sollten Sie nicht nur die deutsche, sondern auch die englische Sprache in Wort und Schrift beherrschen.
• Sie haben sehr gute Kenntnisse in gängigen Office-Programmen (z.B. Word, Excel, Power Point, MS Teams MS)
• Sie bringen eine Affinität für die Arbeit mit digitalen Prozessen mit (Antragsportale der Geldgeber, DZNE-interne elektronische Datensysteme etc.).
• Sie sollten gerne und effektiv im Team arbeiten und zeichnen sich durch exzellente Kommunikationskompetenz sowie Serviceorientierung aus.
• Sie sind zuverlässig, arbeiten strukturiert, selbstständig und lösungsorientiert.

Was unsere Mitarbeitenden schätzen

• Innovation und Internationalität- durch zukunftsweisende Infrastruktur, moderne Labor- und Büroausstattung, Softwaretools und die Chance zum internationalen Austausch mit Ihren Kollegen/innen aus 65 Nationen
• Work Life Balance - Wir bringen Beruf und Privatleben in Einklang mit flexiblen Arbeitszeiten, mobilem Arbeiten, 30 Tagen Urlaub (zusätzlich frei an Heiligabend und Silvester) sowie bezuschussten Job-/Deutschlandticketoptionen
• Familienbewusste Unternehmenskultur - Weil wir wissen, dass Familie wichtig ist, unterstützen wir mit Eltern Kind Büros, Familienservice und Kitakooperationen
• Gesundheitsförderung - Unser umfangreiches Angebot an betrieblichen Gesundheitsmaßnahmen, in Zusammenarbeit mit dem Sozialwerk.Bund
• Entwicklung im Fokus - Individuell auf Sie abgestimmte Fortbildungsangebote und jährliche Personalentwicklungsgespräche für konkrete Perspektiven und Potenzialentfaltung
• Vergütung und Konditionen nach TVöD-Bund - inklusive Jahressonderzahlung, Vermögenswirksame Leistungen und VBL Zusatzversorgung
• Arbeitsplatz mit Perspektive - Die zunächst auf zwei Jahre befristete Position bietet die Chance in eine langfristige Beschäftigung überzugehen
• Individuelle Einarbeitung - Für einen guten Einstieg in Ihre neue berufliche Herausforderung
• Arbeitsumgebung zum Wohlfühlen - Unsere Bonner Mitarbeiter erfreuen sich über einen Campus mitten im Grünen, mit Parkmöglichkeiten und ÖPNV-Anbindung vor Ort sowie einem attraktiven Kantinenangebot

Für Rückfragen zur ausgeschriebenen Position kontaktieren Sie gerne Dr. Uta Straßer (Tel. 0228 43302 120).