Personalverwaltung und Assistenz des Geschäftsführers (m/w/d)

Wir sind ein kreatives Team von bis zu 40 Mitarbeiter:innen und arbeiten für das gesamte Projektmanagement für den 104. Deutschen Katholikentag in Würzburg von 13. bis 17. Mai 2026. Der Katholikentag ist eine Großveranstaltung mit hunderten Einzelveranstaltungen in Trägerschaft des Zentralkomitees der deutschen Katholiken (ZdK). Gastgeber ist das Bistum Würzburg. Er findet von 13. bis 17. Mai 2026 in Würzburg statt.
Wir suchen ab 1. Januar 2025 eine:n Mitarbeiter:in

Assistenz des Geschäftsführers und Personalverwaltung

Ihre Aufgaben

Der 104. Deutscher Katholikentag Würzburg 2026 e. V. sucht eine motivierte und engagierte Person für die Position der Personalverwaltung und als Assistenz des Geschäftsführers. Diese spannende Rolle bietet die Möglichkeit, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten und zur erfolgreichen Durchführung eines bedeutenden Events beizutragen.
Assistenzaufgaben:

• Unterstützung des Geschäftsführers in administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern
• Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen
• Unterstützung bei der Budgetplanung und -überwachung
• Koordinierung des Katholikentags-Projektmanagements (Controlling, Organisation der Sitzungen und Erstellen von Protokollen)

Personalverwaltung

• Koordination und Verwaltung von Personalangelegenheiten (Recruiting, Onboarding, Personalverwaltung)
• Personalabrechnung (System Hamburger Software)
• Vertragsangelegenheiten
• Dokumentenmanagement
• Planung und Organisation von Sitzungen und Veranstaltungen
• Erstellung und Pflege von Dokumentationen und Berichten

Unsere Anforderungen

Wir suchen eine Person, die folgende Qualifikationen und Fähigkeiten mitbringt:

• Abgeschlossenes Studium oder vergleichbare Ausbildung im Bereich Event Management, Büroorganisation, Personalwesen, Betriebswirtschaft oder einem verwandten Fachgebiet
• Erste praktische Erfahrungen in der Personalverwaltung oder im Event Management von Vorteil
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
• Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch, sowohl mündlich als auch schriftlich
• Gute Kenntnisse in MS Office (Teams, Word, Excel, PowerPoint)
• Teamfähigkeit und hohe Sozialkompetenz
• Flexibilität und Bereitschaft zur Übernahme vielfältiger Aufgaben

Wir bieten

Wir bieten eine abwechslungsreiche und herausfordernde Tätigkeit in einem engagierten Team sowie folgende Vorteile:

• eine befristete Vollzeitstelle bis zum 15. Juni 2026, mit der Möglichkeit zur Verlängerung
• Hybrides Arbeitsmodell mit der Möglichkeit, teilweise Remote zu arbeiten
• ein inspirierendes Arbeitsumfeld im Herzen von Würzburg in einem jungen und motivierten Team mit der hohen Dynamik der Eventorganisation
• Vergütung angelehnt an den TVÖD

Beim Deutschen Katholikentag gilt ein Schutz- und Fürsorgekonzept (katholikentag.de/schutz) gegen sexualisierte Gewalt.
Wenn du eine Herausforderung in einem dynamischen Arbeitsumfeld suchst, freuen wir uns auf deine Bewerbung über unser Online-Formular oder per E-Mail an personal@katholikentag.de.
Für Fragen melde dich gerne bei Jennifer Koller (Personal) per E-Mail unter personal@katholikentag.de oder telefonisch unter 0931/870 93 025.