Office Manager & Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

Über uns

Wir sind die europäische Tochtergesellschaft der Kotei Informatics Group, eines führenden Softwareunternehmens im Automobilsektor. Mit über 2.000 Softwareentwicklern in China und einem engagierten Team in Deutschland und Kanada entwickeln wir innovative Lösungen für OEMs und Zulieferer. Zur Unterstützung unseres Managementteams suchen wir eine dynamische und zuverlässige Assistenz, die dazu beiträgt, den täglichen Betrieb mitzugestalten und den Erfolg des Unternehmens voranzutreiben.

Ihre Aufgaben

Administrative Unterstützung:

• Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und Geschäftsreisen.
• Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, einschließlich Protokollführung.
• Allgemeine Büroorganisation und Dokumentenmanagement.
• Unterstützung bei der Organisation von Messen und Kundenveranstaltungen.

HR-Unterstützung:

• Unterstützung im Recruiting-Prozess und bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter in Zusammenarbeit mit unserem Hauptsitz in Asien.
• Pflege der Personalakten und Erstellung von HR-Dokumenten.
• Kommunikation mit externen Dienstleistern und internen Behörden.

Unterstützung im Finanzbereich:

• Mithilfe bei der Budgetüberwachung und Bearbeitung von Rechnungen.
• Vorbereitung von Unterlagen für die interne und externe Buchhaltung sowie für Steuerberater.
• Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und Analysen.

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. IHK-Zertifizierung) oder ein Studium der Betriebswirtschaftslehre (BWL), Volkswirtschaftslehre oder eines vergleichbaren Fachgebiets.
• Erste Berufserfahrung in einer ähnlichen Position, idealerweise in einem internationalen Umfeld.
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Fließende Sprachkenntnisse in Deutsch, Englisch und Chinesisch in Wort und Schrift.
• Diskretion, Loyalität und professionelles Auftreten.

Was wir bieten

• Eine vielseitige und verantwortungsvolle Position mit Gestaltungsspielraum.
• Ein internationales Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien.
• Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und kontinuierlichen Weiterbildung.
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten.
• Wettbewerbsfähige Vergütung und persönliche Entwicklungschancen.