Kaufmännische Assistenz für den Betriebsrat / Teilzeit

Die Arbeitsaufgabe umfasst Assistenzaufgaben sowie die Mitarbeit im Sachgebiet der betrieblichen Interessenvertretung (Betriebsrat, Gesamtbetriebsrat und Aufsichtsrat)
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Ansprechpartner der Mitarbeiter und BR-Mitglieder, bzg. Auskünfte über betriebl. Regularien, Betriebsvereinbarungen, Termine und organisatorische Abläufe auch bei Abwesenheit des BR-Vorsitzenden und des Stellvertreters.
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Kontakt mit allen Hierarchiestufen im Unternehmen zum Ablauf der Betriebsratsarbeit unter Einhaltung der notwendigen Geheimhaltungspflicht.
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Kommunikation mit internen und externen Stellen im Rahmen der Aufgabenstellung mit Beantwortung aufgabenbezogener Anfragen ggf. in einer gängigen Fremdsprache (i.d.R. Englisch). Betreuung von Besuchern.
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Organisation der BR-Sitzungen. Abwicklung von Dienstreisen. Pflege der Intranet-Seite des BR ( Keyuser).
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Inhaltliche Mitarbeit bei Projekten (z.B. ERA-Team, Wahlvorstand).
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Erstellung- und Bearbeitung von Personalstatistiken und Unterlagen (für Sitzungen, Betriebsversammlungen, GBR-Sitzungen, Aufsichtsratssitzungen) sowie dafür notwendige Erstellung von Berichten, Grafiken und Präsentationen.
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Betreuung der Abwicklung diverser Sozialleistungen des Unternehmens/BR, Ansprechpartner für div. Sozialkassen einschl. Beratung der Mitarbeiter und Weiterleitung der Anträge an den Fachbereich (z.B. Belegschaftskasse, NUK, Betreuung sozialer Angebote des BR an die Belegschaft) .
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Betreuung von Veranstaltungen für Rentner und Jubilare. Organisation von Veranstaltungen, wie z.B. Firmenlauf, GBR-Tagungen etc., incl. der Betreuung vor Ort.Die
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Bearbeitung des Schriftverkehrs für den Vorsitzenden bzw. die BR-Mitglieder umfasst das Schreiben von Korrespondenz ggf. in einer gängigen Fremdsprache (i.d.R. Englisch)
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Organisation und Überwachung von Postdurchlauf und Terminen, Führen und Organisieren der administrativen Büroorganisation. Verwalten und Bestellen von Büromaterial.
Poststelle / Telefonzentrale:
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Organisation der betrieblichen Poststelle. Bearbeitung des Postein- und -ausganges (Entgegennahme, Öffnen, Sichtung und Weitergabe der Eingangspost, Frankierung, wiegen und Weiterleitung der Ausgangspost/Pakete) Einschreiben, Auslandspost und Express Sendungen über vorgegebene Wege verschicken.
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Verwaltung und Überwachung der entsprechenden Verträge (z.B. Hol/Bring-Dienst, DHL, Frankiermaschine) Rechnungsprüfung- und Freigabe.
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Bedienen der Telekommunikationsanlage. Entgegennahme der Eingangstelefonate und zielgerichtetes Weiterverbinden an die Fachabt. ggf. in einer gängigen Fremdsprache (i.d.R. Englisch)
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Verwaltung und Bestellung von Fachliteratur, inkl. sachliche Kontrolle der Eingangsrechnungen unter Berücksichtigung interner Kontierungsregeln. Bearbeitung von Abonnements / Ergänzungslieferungen und Pflege der zentralen Datenbank sowie die Überwachung der Laufzeiten (Abo-Verwaltung).
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Erstellung, Verwaltung und Pflege von Formularen; Bestandsüberwachung und Nachbestellung extern gefertigter Formulare."

Qualifikation

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Einschlägige mindestens 3-jährige abgeschlossene Berufsausbildung, z.B. Fachkauffrau/mann für Bürokommunikation.
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Erweiterte Fachspezifische Zusatzqualifikationen + Erfahrung"