Assistentin des CEO (m/w/d)

Wir stellen uns kurz vor

Wir bei Hubdrive entwickeln die weltweit führende Microsoft Personalsoftware. Tag für Tag nutzen Menschen in 36 Ländern unsere Software HR for Dynamics - in Europa, Nordamerika und überall sonst auf der Welt. Genauso international ist auch unser Team.
Wir sind eine Mischung aus Silicon Valley und deutschem Mittelstand sind - technologisch ganz vorne dran und in puncto Struktur ziemlich ausgefeilt. Jedes Jahr wachsen wir über 40 Prozent. Daher brauchen wir dich.

Deine Rolle als Assistentin des CEO

Mit unserer HR Software sparen Firmen in ihrer HR-Verwaltung jedes Jahr hunderte Stunden an Aufwand und für die Mitarbeiter gibt es mehr Komfort und Sicherheit bei der täglichen Arbeit.
Dein Part auf den Punkt: Du organisierst unseren CEO.
Diese Tätigkeit ist geprägt von Vertrauen und gegenseitigem Respekt. Du hast ein Gespür dafür, welche Themen wichtig für ihn sind. Alles andere hältst du von ihm fern.
Damit ermöglichst du, dass unser CEO mit hohem Wirkungsgrad die spannende Hubdrive Story weiter voran bringt.
Wir brauchen dich mindestens 30 Stunden die Woche hier bei uns im Büro in Würzburg. Du hast mehr Zeit? Super, wir bieten dir auch Vollzeit an.

Details zum Job

• Es läuft so: Du pflegst den persönlichen Kalender des CEO´s und organisierst Termine nach besprochenen Prioritäten. Du bereitest Meetings so vor, dass Ergebnisse schnell und zielführend erreicht werden.
• In Meetings übernimmst du die Protokollführung und stellst im Nachgang sicher, dass getroffene Entscheidungen nachhaltig und so wie entschieden umgesetzt werden.
• Wichtig: Du unterstützt externe Partner und die internen Führungskräfte dabei Entscheidungen auf den Punkt zu präsentieren - mit den richtigen Schwerpunkten, nicht zu viele Details und immer mit einer Empfehlung.
• Du kommunizierst intern wie extern im Namen des CEO. Deine professionelle Kommunikation berücksichtigt die Rolle der jeweils angesprochenen Zielgruppe.
• Bei der Erstellung von Präsentationen arbeitet ihr als Team zusammen.
• Bei Sonderprojekten unterstützt du ihn oder nimmst das Heft auch einmal selbst in die Hand.
• Controlling KPIs bereitest du für ihn auf, so dass er schnell den Business Impact erkennen kann.
• Gelegentlich kümmerst du dich um Veranstaltungen und seine wenigen Reisen. Bei besonders wichtigen Reisen 1-2 mal pro Jahr begleitest den CEO für maximale Effizienz vor Ort.
• Im Übergang zum Privatleben stimmst du dich mit seinem Family Office ab. Damit ist die Sache dann rund.

Deine Erfahrung

• Am wichtigsten ist uns deine Erfahrung. Du hast das alles schon gemacht - idealerweise in einem internationalen Umfeld.
• Du bist diskret und vertrauenswürdig im Umgang mit sensiblen Informationen.
• Du arbeitest proaktiv und selbstständig.
• In der Geschäftsführung ändern sich häufig die Prioritäten. Das ist kein Problem für dich. Du bist Teil der Lösung. Hier brauchen wir deine Routine, da wollen wir keine Kompromisse machen.
• Du kennst dich aus, mal bist du Moderator, mal der einfühlsame Psychologe.
• Office 365 hast du drauf. Excel-Cubes und die Erstellung aussagekräftige Powerpoints fallen dir leicht.
• Dein Deutsch und dein Englisch sitzen. Wir kommunizieren täglich in beiden Sprachen.

Darauf kannst du dich freuen

Du hast bei uns eine sehr verantwortungsvolle Position, denn du machst unseren CEO erfolgreich. Das möchten wir honorieren.

• Du bekommst ein strukturiertes, auf dich abgestimmtes Onboarding
• Freue dich auf ein attraktives Gehaltspaket mit finanzieller Beteiligung am Unternehmenserfolg, der jedes Quartal ausbezahlt wird.
• Du hast mit spannenden Kunden und Partnern aus der ganzen Welt zu tun - mit Porsche, Deutsche Telekom Business, dem WWF oder einer Hollywood Filmproduktionsfirma.
• Wie bieten Arbeiten in einem internationalen Team mit Silicon Valley Startup Atmosphäre.
• Du hast Abwechslung und du kannst wirklich etwas bewegen.
• Durch die Unternehmensgröße siehst du schnell den Erfolg deines Engagements.